Методи роботи швидко змінюються. Компанії, які ще недавно були повністю офісними, все частіше шукають нових можливостей для своїх співробітників.

На основі розмов із нашими клієнтами ми визначили чотири поширені типи робочого простору, які використовують компанії по всій Європі, часто в комбінації у вигляді "гібридної" конфігурації. Це "корпоративний центр" (центральний офіс або філіал), "спільний центр" (наприклад, спільний робочий простір), "домашній центр" (робота з дому) та "мобільний центр" (робота в дорозі).

Але перехід на гібридні методи роботи не завжди є простим. Оскільки команди працюють з різних місць, компанії дуже важливо мати надійний план, що гарантує безпеку та ефективність робочих процесів.

У статті нижче ми наводимо п’ять порад, які допоможуть будь-якій компанії, що бажає перейти на гібридну роботу, зробити все правильно із самого початку.

Хмарні платформи забезпечують єдине середовище для спільної роботи команд, обміну інформацією та співпраці звідки завгодно. Переносячи робочі навантаження, платформи та інфраструктуру в хмару, ви починаєте відокремлювати співробітників від конкретних робочих місць – і якщо у вас немає локальної інфраструктури, що потребує обслуговування та підтримки, ваш бізнес теоретично може працювати повністю віртуально.

Коли ваша організація перейде на хмарні технології, ви також зможете скористатися перевагами програм, розроблених для спрощення гібридної командної роботи. Наприклад, ми знаємо, що для ефективної роботи працівникам потрібен доступ до документів, що вони використовують щодня, та можливість взаємодіяти з ними. Саме тому ми створили такі послуги, як "Спільна робота в хмарному робочому просторі: автоматизація процесів", які дозволяють організаціям керувати всім документообігом через "хмару", а командам – працювати як завжди звідки завгодно.

Незалежно від того, чи ви вже почали або ще не розпочали перехід на хмарні технології, ми допоможемо вам оптимізувати ваші гібридні робочі простори. Адже Canon пропонує свої рішення у зручному для вас вигляді – локально, через хмару або як поєднання.

Чи продумали ви, як ваші процеси адаптуватимуться до гібридної моделі роботи? Почніть із планування: на яких саме етапах вони наразі потребують особистої взаємодії або пов’язані з конкретними місцями? Щоб робочі процеси були ефективними в гібридній моделі, вони не повинні залежати від місцезнаходження співробітників, тобто мають бути перенесені на цифрову платформу з технологіями для підтримки робочих процесів.

Планування та впровадження технології цифрових робочих процесів може бути непростим і дорогим завданням, що ускладнює адаптацію до гібридної моделі, особливо для невеликих компаній з обмеженим бюджетом. Але в рішенні "Спільна робота в хмарному робочому просторі: автоматизація процесів" ми на основі власного досвіду підготували для вас стандартні робочі процеси – від оброблення рахунків до управління контрактами, що доступні безпосередньо з обладнання Canon. Це означає, що певні етапи цифрового документообігу, як-от політики затвердження, надання у спільний доступ та зберігання, вже створені для вас, що дозволяє заощадити час і гроші на налаштуванні гібридних робочих просторів.

Переміщення співробітників за територію компанії, звісно, створює нові вразливості у системі безпеки, особливо під час обміну інформацією в організації та за її межами. Важливо визначити найцінніші інформаційні активи, а потім розглянути, поміж іншого, такі питання: як працівники взаємодіятимуть із ними під час роботи з інших місць? Які заходи безпеки будуть вжиті для запобігання випадковому або зловмисному витоку цієї інформації? Організація має запровадити надійні правила й методи, щоб запобігти появі вразливих місць через дії працівників. Але вам також потрібна технологія, що гарантує безпеку працівників у процесі повсякденної роботи. Ось чому важливо перевірити й проаналізувати рівень безпеки, що забезпечують рішення, які ви розглядаєте для свого гібридного середовища.

Розробляючи нашу послугу "Спільна робота в хмарному робочому просторі: автоматизація процесів", ми приділяли безпеці максимальну увагу. Комплексна послуга управління інформацією не лише покращує досвід співробітників у гібридній роботі, а й гарантує безпеку на кожному етапі життєвого циклу документа. Наприклад, політики доступу до документів автоматично застосовуються в момент їхнього сканування, а інформація, що зберігається в центральному репозиторії документів, надійно захищена засобами Microsoft Azure.

Наші рішення й послуги з управління документообігом також працюють у поєднанні з нашим обладнанням, забезпечуючи надійний захист вашого бізнесу. Наші пристрої розроблені з урахуванням вимог безпеки й підтримують цілу низку функцій і можливостей для захисту документів – від вбудованого програмного продукту McAfee Embedded Control до автентифікації користувачів.

Ключем до створення успішної гібридної робочої моделі є цілісний погляд на всі робочі місця. Вони не мають бути ізольованими; командам все одно доведеться працювати разом навіть на відстані. Тому потрібно знайти технологію, яка не просто підходить для кожного місця, а дозволяє зв’язати їх між собою. Подумайте, чи ви випробували й тестували технології, якими плануєте користуватися. Чи легко вони інтегруються? Чи вимагатимуть постійного втручання ІТ-фахівців для спільного використання? Інтеграція рішень – одне з найскладніших питань, з якими можуть зіткнутися ІТ-команди, тому це важливий момент.

У Canon ми розробляємо все наше обладнання й рішення так, щоб вони добре працювали разом, аби звільнити ІТ-фахівців від зайвих труднощів, пов’язаних із керуванням гібридними робочими просторами. Наші рішення для управління документами та інформацією працюють у поєднанні з нашими пристроями, що спрощує інтеграцію, а також дозволяє розширювати чи коригувати можливості в міру зміни потреб.

Звісно, доводиться постійно адаптуватися до мінливих методів роботи, але швидкість не повинна шкодити плануванню. Спроба перепланувати робочі процеси компанії, щоб зробити їх безпечними, орієнтованими на співпрацю та ефективними для розосереджених команд, може виявитися непосильним завданням. Замість того, щоб намагатися зробити це самостійно, ви можете звернутися до Canon – досвідченого партнера, який підтримуватиме вас протягом усього вашого шляху: як під час переходу на гібридні робочі процеси, так і для постійній оптимізації, щоб створити модель раціональної та оптимізованої гібридної роботи.