DWF: інший підхід

Завдання

DWF — одна з успішних юридичних компаній у Великій Британії, яка швидко збільшилася з практики чотирьох осіб до бізнесу, що налічує понад 2300 працівників у 13 відділеннях у всьому світі. Компанія прагне досягти успіху, піднявшись у юридичних рейтингах до 15 кращих фірм, це значно більше, ніж просто добрі фінансові показники.

Як сказав Ендрю Лейтерленд (Andrew Leaitherland), керуючий партнер і генеральний директор: «Для нас запорука успіху — це унікальний підхід». Таке бачення ситуації базується на трьох стратегічних цілях компанії: забезпечити краще обслуговування клієнтів, збільшити прибутковість і створити привабливі умови для найкращих працівників, у яких вони зможуть реалізувати весь свій потенціал. У галузі, де переважає паперовий документообіг, цифрове керування друком та інформацією має вирішальне значення для досягнення цих цілей.

«Галузь продовжує дотримуватися традиційних підходів, — пояснює Дженіс Мурс (Janice Moores), менеджер з постачання та закупівлі DWF. — Позбувшись наявних процесів юридичної галузі, що вимагають багато часу та ресурсів, ми отримуємо значну конкурентну перевагу». Тому компанія DWF вирішила перевести свої основні бізнес-процеси в цифровий формат і створити гнучкіше робоче середовище. На практиці їй потрібно було спробувати здешевити та спростити друк до 57 мільйонів сторінок на рік. Компанія також повинна відповідати суворим вимогам галузевих норм захисту конфіденційних даних клієнтів.

Рішення Canon

Завдяки тісній співпраці з Canon компанія DWF розробила нову стратегію документообігу й кардинально змінила інфраструктуру друку в масштабах компанії. Вона забезпечила мобільний доступ до документів і мобільний друк, а також створила відділ з обробки вхідної пошти, який автоматично оцифровує та надсилає всі опубліковані документи електронною поштою. Такий підхід забезпечує гнучкі можливості для роботи персоналу DWF під час відряджень або роботи з клієнтами з незакріпленого робочого місця в іншому офісі. Рішення також містить у собі систему захищеної ідентифікації та розблокування завдань, яка допомагає поліпшити інформаційну безпеку.

Переваги

Напевне, найсильніше вплив цифрової трансформації компанії відчули співробітники DWF, які зараз мають засоби для ефективної роботи незалежно від того, де вони працюють. Це відрізняє компанію від конкурентів із погляду на якість обслуговування клієнтів, яку вона може забезпечити. Як пояснює Мурз (Moores): «Надаючи нашим користувачам доступ до важливої інформації та бізнес-процесів, де б вони не були, ми намагаємося робити більше й працювати ефективніше для наших клієнтів».

Оскільки нова інфраструктура друку дає змогу клієнтам працювати дистанційно та друкувати з офісів DWF, тепер в офісних приміщеннях компанії панує домашня атмосфера, що сприяє співпраці. Мурз коментує: «Крім нас, жодна інша юридична фірма не може запропонувати клієнтам можливість прийти до будь-якого з наших офісів і працювати в них, як у власних».

Відділ з обробки вхідної пошти Canon також забезпечив значні переваги. Крім забезпечення безперебійного передавання інформації всередині компанії DWF розраховує окупити інвестиції за два роки та скоротити щорічні поточні витрати в межах 1 млн фунтів стерлінгів.

Завдяки цифровій системі документообігу з резервним копіюванням і захистом даних також повністю змінився спосіб пошуку й архівування інформації. Співробітники тепер можуть працювати швидше та ефективніше, а менша потреба в паперових документах дає змогу заощадити чимало коштів і зменшити витрати на фізичне зберігання на 50 %.

Утім, завдяки повному комплекту рішень, сертифікованому за найсуворішим міжнародним стандартом керування інформаційною безпекою ISO 27001, упровадження інновації не призвело до зниження рівня безпеки. Завдяки підтримці відстеження та звітування про екологічні цілі це навіть допомогло компанії DWF зменшити викиди вуглецю та забезпечити акредитацію компанії в цілому за стандартом ISO 14001.

Цей підхід чудово працює. У 2014 році The Financial Times визнала компанію однією з найінноваційніших у всій Європі. Як зазначає Мурз: